迪庆藏族自治州人民政府办公室关于进一步规范政府系统公文办理工作的通知|通知公告|迪庆藏族自治州人民政府

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迪庆藏族自治州人民政府办公室关于进一步规范政府系统公文办理工作的通知

发布时间：2016-07-29 09:30

来源：迪庆藏族自治州人民政府办公室

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各县（市）人民政府、州直各委办局、开发区管委会：

为着力从源头上提高政府系统办文质量和效率，提升办文工作规范化、制度化和科学化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）（以下简称《条例》）、《云南省贯彻党政机关公文处理工作条例实施细则》（云办发﹝2012﹞29号）和《云南省人民政府办公厅关于进一步规范公文报送工作的通知》（云政办函﹝2014﹞202号）、《云南省人民政府办公厅印发云南省政府系统公文办理联动机制的通知》（云政办发﹝2016﹞25号）、《迪庆藏族自治州人民政府办公室关于进一步规范全州行政机关公文处理工作的通知》（迪政办发﹝2012﹞172号）等有关规定，结合工作实际，现就进一步规范政府系统公文办理工作作如下通知：

一、进一步严格报送程序

（一）除州人民政府领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的重要文件外，各县、市，各部门一律不得将公文直接报送州人民政府领导个人；也不得以各县、市，各部门负责人名义向州人民政府或州政府办公室报文。

（二）部门内设机构不得直接向州人民政府或州政府办公室报送公文。

（三）各乡、镇和基层单位不得越级直接向州人民政府或州政府办公室报送公文（灾害、事故等特殊情况外）。

（四）属州人民政府审批范围，但其内容与州委组织部、宣传部、统战部等部门的工作范围有关的事项，应先报州委有关部门审核，附上审核意见后按程序报州人民政府审批。

（五）上报州人民政府的公文，必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发。

（六）上报州人民政府或州政府办公室的公文，工作时间内送达的，由机要文书科签收后转交承办科室办理；非工作时间内送达的，由总值班室签收后转交承办科室或承办科室直接签收办理。因不按程序报送公文致使工作耽误的，由呈报单位负责。

（七）各县市政府，州直各部门，开发区管委会向州政府行文应当使用“请示”、“报告”等文种，“请示”应当一文一事，不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。

二、进一步提升公文质量

（一）对公文质量要进行严格审核把关，重点把好公文的程序关、法律关、政策关、文字关和格式关。

（二）严把发文审核关。各县、市人民政府和州直各委办局上报公文的文种、体例、格式、份数要符合《党政机关公文格式》及有关规定，审批、签发手续要完备，内容要简明扼要、准确无误,公文用纸、字体字号要符合规定，附件要齐全。请示和报告不得混用，标注签发人，不得多头报送；报告类公文不得夹带请示事项。通过非涉密电子公文传输系统报送的公文，要重点检查字体、排版等要求，确保文件质量。

（三）严把收文审核关。州政府办公室对各县、市人民政府和州直各委办局的来文进行严格审核把关，审核公文体例、格式、行文规则等基本要求以及政府信息公开属性标识、政策类文件解读方案等内容。

（四）实行退文管理。对请示、报告未由主要负责人签发，联合行文未经有关单位主要负责人会签，没有按照要求征求其他部门和单位意见，请示、报告没有使用上行文格式，随意提高公文紧急程度和密级，一文多请，报告夹带请示事项，不符合公文起草要求、错漏问题较多的来文，由州政府办公室机要文书科报经办公室分管领导同意后，说明理由退回报文单位。通过非涉密电子公文传输系统报送的公文，要检查是否签收或退文。退文情况建档备查。

（五）强化解读方案报送。要严格按照《迪庆藏族自治州人民政府办公室关于做好重要政策解读工作的通知》（迪政办发﹝2015﹞49号）文的要求，认真做好政策解读工作。特别要明确的是“州人民政府各组成部门及重要政策起草部门（单位）是政策解读的主体，应坚持‘谁起草、谁解读’的原则，精心编制解读方案和解读材料，拓深解读内涵，提升解读效率，回应社会关切。政策解读工作由起草部门（单位）负责组织实施；多部门会同起草的，由牵头部门（单位）牵头组织实施”。报送州人民政府规章草案、以州人民政府或州政府办公室名义出台的规范性文件，以及其他重要政策性文件的请示时，解读方案必须作为附件，随同文件一并报送。无解读方案的，州政府办公室一律不予收文、不予办理。

要建立政策解读工作情况报送制度，每年7月1日、12月31日前向州政府办信息综合室报送半年政策解读工作情况统计表；各县、市，州直各部门每季度上报1次本地政策文件解读情况并在其政府门户网站发布。

（六）严格公开属性审查。报请以州人民政府及州政府办公室名义印发的公文，报送部门（单位）须按照保密审查程序进行保密审查，明确界定政府信息公开属性，并在报送州人民政府的请示中表明意见，即“此件主动公开”“此件脱密后公开”“此件依申请公开”“此件删减后公开”“此件不公开”等。明确为“此件脱密后公开”“此件依申请公开”“此件删减后公开”“此件不公开”属性的公文，必须在报送的请示中说明原因；在请示中未表明公开属性意见的，州政府办公室一律将其视为“此件主动公开”，因此产生的失泄密责任或造成不良后果的，由文件报送部门（单位）承担。

州政府办公室各秘书科和综合科要根据各单位报来请示表明的公开属性意见，进行再次保密审查后，对以州人民政府及州政府办公室名义印发的非涉密公文本着“公开为原则、不公开为例外”，需全文公开文件在成文日期下一行左空2字标注“（此件公开发布）”，再由州政府办信息综合室审核后在政府门户网站公开发布。

三、进一步明确时限要求

（一）报文时限。各县、市人民政府和州直各委办局报送州人民政府的请示、报告等公文，应及时报送。成文日期与送达日期超过7个工作日的，应重新制发。需请示州人民政府的事项和需以州人民政府或州政府办公室名义上报的公文，要预留州人民政府和州政府办公室研究、决策的时间。一般事项不少于15个工作日，紧急事项不少于7个工作日，对特别紧急的事项，应事先与州政府办公室沟通说明，抓紧办理、尽快报送。州政府办公室退回的公文，报文单位接到退文通知后，及时按要求修改完善，于5个工作日内重新报文。

（二）办文时限。州政府办公室自收文之日起，原则上特急件2个工作日、加急件3个工作日、平件15个工作日内办结；来文有具体时限要求的，应在规定时间内办理完毕。

（三）反馈时限。州政府办公室转由有关县、市人民政府和州直有关部门办理的公文，凡明确提出时限要求的，应在规定时限内办毕回复。特别是州人民政府领导批示件，要严格按照规定时限办理并上报结果，确因情况复杂，难以在规定时限内办结的，要及时以书面形式向州政府办公室说明理由并报告进展情况；属于征求意见的，本着认真负责的态度，原则上在本单位收到文件之日起7个工作日内回复；对紧急的，应在主办部门规定的时限内回复；列为督办件的要按督办时限定时反馈。

（四）部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求以外，有关部门一般应在收到文件之日起5个工作日内回复，否则主办部门可以视其为没有不同意见，有关责任由其承担。

（五）政策解读材料报送时限。按照“谁起草、谁解读”的原则，对于以州人民政府或州政府办公室名义印发的政策类公文，起草部门须在公文印发后10个工作日内将政策解读材料提交州人民政府门户网站公开发布，纸质材料以正式函件报送州政府办信息综合室，电子文档同时发送至dqzzfbxxs@163.com。

四、进一步强化责任落实

（一）各县、市人民政府和州直各委办局要建立分管办公室领导承担领导责任，办公室主要负责人承担第一责任，承办部门具体承办人承担首办责任的公文质量三级责任制。即：各县、市人民政府办公室主任和州直各委办局分管办公室的领导对公文质量负领导责任；各县、市人民政府办公室分管公文办理的副主任和州直各委办局的办公室主要负责人对公文质量负第一责任；各县、市人民政府办公室承办科（室）负责人，州直各委办局承办部门的主要负责人及具体承办人对公文质量负首办责任。

（二）州政府办公室将建立公文办理工作情况通报制度，定期汇总退文单位、数量，以及未按时限要求回复意见、办结公文的件数，收集不规范的公文进行分析、点评，适时在全州范围内进行通报。

（三）严格考核奖惩。由州政府办公室机要文书科负责记录、汇总州政府办公室、各县、市人民政府和州直各部门报送公文中的失误、错漏及有关问题，分别按照有关规定，拟定通报有关事项和内容，依纪依规提出奖惩意见和建议，按程序报批后进行通报、奖惩。

五、进一步掌握公文种类及适用范围

（一）准确掌握公文种类

《条例》规定了15个文种，即：1．决议、 2．决定、3．命令（令）、 4．公报、5．公告、6．通告、7．意见、8．通知、9．通报、10．报告、11．请示、12．批复、13．议案、14．函、15．纪要。

这里所称的“公文”是狭义的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。《条例》是法规性文件，因此上述规定的15个文种称之为法定文种；其他如总结、计划、简报、方案等15个文种之外的称之为非法定文种。

（二）准确掌握15种法定公文的适用范围和主体

1．决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种。

2．决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。此文种一般县级以上（包括县级，下同）机关和单位使用，县级以下机关和单位涉及决策部署和奖惩事项的，可以用“通知”和“通报”等文种。

3．命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。一般来说各级地方政府较少使用这种公文，国家最高领导机关及领导人较经常使用命令（令）。就我州行政机关来讲，县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员等可使用该文种。

4．公报。适用于公布重要决定或者重大事项。公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类，其中，会议公报和联合公报不适用于地方，统计公报和环境公报由国家或省（区、市）有关职能部门发布。因此，州级及以下机关和单位一般不使用该文种。

5．公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方。因此全州各级行政机关一般不使用该文种。

6．通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。全州各级行政机关都可使用该文种。

7．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。全州各级行政机关均可使用，一般多用于下行文。根据国务院办公厅有关文件精神，行政机关也可以使用“意见”作为上行文和平行文。作为上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供对方参考。

8．通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。该文种是适用主体最广、使用频率最高的一个，一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。任免人员也属于周知或执行事项。

9．通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。全州各级行政机关均可使用。

10．报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。全州各级行政机关均可使用。

11．请示。适用于向上级机关请求指示、批准。全州各级行政机关均可使用。

12．批复。适用于答复下级机关请示事项。全州有下级机关的各级行政机关均可使用。

13．议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种，在我州只适用于州、县、乡（镇）人民政府。

14．函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。全州各级行政机关均可使用。

15．纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。全州各级行政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

（三）准确掌握行文方向的分类

1．上行文。即下级机关向上级机关的行文，常用的有“报告”和“请示”2个文种。

2．下行文。即上级机关向下级机关的行文，常用的有“决定”、“命令（令）”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等6个文种。

3．不相隶属机关之间行文。包含了平级机关之间的平行文，最常用的是“ 函” 。也可以根据职权范围和工作内容使用“ 通知” 行文。

（四）正确使用文种应特别注意事项

1.“请示”与“报告”不分。“请示”为批办性公文，“报告”为阅知性公文，不得在“报告”中夹带请示事项。因此请求上级机关批准和答复审批事项时必须使用“请示”文种，而不是“报告”文种，如：要求给予解决资金、安排项目等时必须使用“请示”文种。同时，“请示”应当一文一事，而不得一文多事。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示事项涉及其他部门职能时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

2．“请示”与“函”不分。“请示”为下级机关向上级机关的行文，而“函”为平行机关或虽不是平行机关，但为不相隶属的机关间的行文。且“函”的内容不仅可以商洽工作、询问和答复问题，而且可以为请求批准和答复审批事项。如：州政府请求省政府批准和答复审批事项时，为下级机关向上级机关的行文，要用“请示”；请求省政府各部门批准和答复审批事项时，为不相隶属机关之间行文，要用“函”。各县政府请求州政府批准和答复审批事项时，为下级机关向上级机关的行文，要用“请示”；请求州政府各部门批准和答复审批事项时，为不相隶属机关之间行文，要用“函”。同样，州级各部门请求州政府批准和答复审批事项时，为下级机关向上级机关的行文，要用“请示”；州级各部门间请求批准和答复审批事项时，为平级机关之间的行文，要用“函”。

六、进一步规范公文格式

（一）准确掌握公文要素

《条例》规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。但不是所有公文都要有上述18个要素，如：除涉密公文和重要文件外，一般不编份号；不涉密的公文，则没有密级和期限；“请示”和“报告”等上行文才有签发人等。

（二）规范公文格式应特别注意事项

1．根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”和“加急”，需在2日内办理的公文标注“特急”，3日之内办理的公文标注“加急”；电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”，十分紧急、需即刻办理的电报标注“特提”，2日之内办理的电报标注“特急”，4日之内办理的电报标注“加急”，6日之内办理的电报标注“平急”。

2．由发文机关代字、年份、发文顺序号组成发文字号。并要统一上行文、下行文及平行文的发文字号，也就是“请示”，“报告”不再单独使用“迪×请〔2016〕× 号”或“迪×报〔2016〕×号”，而是统一用“迪×发〔2016〕× 号”。同时，要注意的是年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，并用六角括号“〔〕”括入，而不是用“【】”或“（）”；发文顺序号不加“第”字，不编虚位，如：“迪政发〔2016〕1号”，而不能编成“迪政发〔2016〕第01号”。

3．上行文必须标注签发人姓名。联合上行文时，应当同时标注各联合行文机关签发人姓名。编排在发文机关标志下空二行位，“签发人”三个字为3号方正仿宋体字，后标全角冒号后用3号方正楷体字标注签发人姓名，并居右空1字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

4．由发文机关名称、事由和文种组成公文标题，标题超过1行字的排列为梯形或菱形，不能使用上下长度相同的长方形或上下长、中间短的沙漏型。标题中要避免出现没有介词“关于”或“关于在”、“关于为”、“关于对”、“关于给”等介词重复的现象。3个以上机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

5．公文首页必须显示正文。文种小标题次序依次用“一、”、“（一）”、“1．”、“(1)”标注。第一层用方正黑体字，第二层用方正楷体，第三、四层用方正仿宋体。

6．公文附件的顺序号和名称为附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。1个附件不需要标注顺序号，多个附件的顺序号使用阿拉伯数字右下角加圆点标注（如：1. ×××××）。附件名称不使用书名号，名称后不标注文号、不加标点符号，名称较长需要会行时，应与上行附件名称的首字对齐。

7．新格式规定行政机关公文均要署发文机关全称。特殊情况如政府的“议案”和“命令（令）”等文种，不署发文机关名称，加盖机关负责人签名章。

8．成文日期是公文的生效时间，署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期统一用阿拉伯数字。加盖印章的公文，成文日期居右空4字编排，之上的发文机关署名以成文日期为准左右居中（对称）。不加盖印章的电报，成文日期首字比发文机关署名右移2字。

9．公文中除纪要和以电报形式下发的通知外都要加盖发文机关印章，并与署名机关相符。不得出现空白印章，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。关于印章的盖发，《党政机关公文格式》（GB∕T9704-2012）的文字规定和图例中只采用一种盖章法(即以往规定的上套式)，不再区分使用以往的中套式盖发。

10．附注为公文印发传达范围等需要说明的事项，要居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。行政机关公文附注为上行文和不相隶属机关之间行文标注主办机关联系人及及电话。也就是一般“请示”和“函”才有附注。规范标注为：（联系人及电话：××× 0887-8×××××）。

11．附件为公文正文的说明、补充或者参考资料，与公文正文具有同等效力。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文一起装订。只有1个附件的，在附件首页左上角第一行用3号方正黑体字标注“附件”；有2个以上附件的，在每一份附件首页左上角第一行按顺序标注“附件1”、“附件2”等。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

12．除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关，应当使用规范化简称作为抄送机关。用4号方正仿宋体字，编排在版记第一条分隔线之下，左右各空1字。不论是抄送上级、平级、下级机关，一律以“抄送”标注范围，不得使用“抄报”、“印发”来加以区分。抄送机关一般按照机关性质和隶属关系确定排列次序，对于不同级别的机关，应当先按上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排列；同级不同类的机关，应当按党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院应当另起一行排列；各民主党、工商联也应当另起一行排列。

13．印发机关就是公文的印制管理部门，一般为行政机关办公室或者文秘部门；发文机关没有专门的办公室或者文秘部门的，则发文机关就是公文的印发机关。印发机关和送印日期，用4号方正仿宋体字，编排在版记末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字；有抄送机关的，将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。印发日期就是公文的送印日期，一般以印发机关负责公文审核把关领导的签批日期。如会议通过或者发文机关负责人签发的日期与送印日期一致，则成文日期与印发日期相同；如不一致，则成文日期与印发日期不相同，且成文日期要早与印发日期。

14．页码为公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条“一”字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。

15．不再区分上行文版头，也就是“请示”、“报告”等上行文的文件头与 “通知”、“通报”等下行文或平行文的文件头一样。

16．公文格式其他规定按照中华人民共和国国家质量监督检疫总局和中国国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》（GB∕T9704-2012）执行。

附件：迪庆藏族自治州人民政府办公室公文审核检查有关规范

迪庆藏族自治州人民政府办公室

2016年7月28日

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